Versie: 6 augustus 2026

1. Wie verwerkt uw persoonsgegevens?

Hdruk is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Hdruk

 Fabriekweg 27

 8480 Eernegem

 België

Ondernemings- en btw-nummer: BE 0545.992.115

 E-mail: info@hdruk.be

Voor vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen via bovenstaand e-mailadres.

2. Op wie is deze privacyverklaring van toepassing?

Deze privacyverklaring is van toepassing op:

• bezoekers van de website van Hdruk;
• personen die een contact- of offerteformulier invullen;
• klanten en potentiële klanten;
• leveranciers en zakelijke partners;
• gebruikers van een klantenaccount of webshop;
• contactpersonen bij bedrijven en organisaties;
• personen van wie gegevens voorkomen in bestanden die door klanten aan Hdruk worden bezorgd.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van uw contact met Hdruk kunnen wij onder andere de volgende persoonsgegevens verwerken:

Identificatie- en contactgegevens

• naam en voornaam;
• bedrijfsnaam;
• functie binnen een onderneming;
• adresgegevens;
• facturatie- en leveringsadres;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• ondernemings- en btw-nummer.

Account- en klantgegevens

• gebruikersnaam en accountgegevens;
• klantnummer;
• offerteaanvragen;
• bestelgeschiedenis;
• gekozen producten en productkenmerken;
• communicatie met Hdruk;
• klachten en opmerkingen.

Bestel-, productie- en leveringsgegevens

• informatie over drukwerkopdrachten;
• geüploade drukbestanden;
• namen, adressen, afbeeldingen of andere informatie die in aangeleverde bestanden voorkomt;
• leveringsinformatie;
• gegevens van contactpersonen bij de klant;
• betaalstatus en facturatiegegevens.

Hdruk bewaart zelf in principe geen volledige kredietkaart- of bankkaartgegevens wanneer de betaling via een externe betaalprovider verloopt.

Technische gegevens

Bij het bezoeken van de website kunnen onder meer de volgende gegevens worden verwerkt:

• IP-adres;
• browsertype;
• type toestel;
• besturingssysteem;
• datum en tijdstip van het bezoek;
• bezochte pagina’s;
• log- en beveiligingsgegevens;
• cookiegegevens en vergelijkbare identificatoren.

Marketinggegevens

Wanneer u zich inschrijft voor commerciële communicatie kunnen wij ook uw communicatievoorkeuren en informatie over uw inschrijving, toestemming of uitschrijving verwerken.

Hdruk vraagt niet bewust naar gevoelige persoonsgegevens zoals medische informatie, politieke overtuigingen, religieuze overtuigingen of gegevens over strafrechtelijke veroordelingen.

4. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Contact- en offerteaanvragen

Wij verwerken uw gegevens om:

• uw vraag te beantwoorden;
• bijkomende informatie op te vragen;
• een offerte of prijsberekening op te stellen;
• met u te communiceren over een mogelijke opdracht.

Rechtsgrond: het nemen van precontractuele maatregelen op uw verzoek en, waar van toepassing, ons gerechtvaardigd belang om zakelijke aanvragen te behandelen.

Klantenaccounts en bestellingen

Wij verwerken uw gegevens om:

• een klantenaccount aan te maken en te beheren;
• bestellingen te registreren;
• drukwerk te produceren;
• bestanden technisch te controleren;
• de opdracht te plannen en uit te voeren;
• de bestelling te leveren;
• klantenservice te verlenen;
• klachten of problemen op te volgen.

Rechtsgrond: de uitvoering van de overeenkomst met de klant.

Facturatie en administratie

Wij verwerken persoonsgegevens om:

• offertes, bestelbonnen en facturen op te stellen;
• betalingen op te volgen;
• onze boekhouding te voeren;
• fiscale en wettelijke verplichtingen na te leven.

Rechtsgrond: de uitvoering van de overeenkomst en het naleven van wettelijke verplichtingen.

Beveiliging en fraudepreventie

Wij kunnen technische en administratieve gegevens verwerken om:

• onze website en systemen te beveiligen;
• misbruik en fraude te voorkomen;
• ongeoorloofde toegang op te sporen;
• geschillen te voorkomen of onze rechten te verdedigen.

Rechtsgrond: het gerechtvaardigde belang van Hdruk om haar systemen, onderneming en klanten te beschermen.

Verbetering van onze dienstverlening

Wij kunnen beperkte gegevens gebruiken om:

• de werking van onze website en webshop te analyseren;
• technische problemen op te lossen;
• onze dienstverlening en gebruikservaring te verbeteren.

Voor niet-noodzakelijke analytische cookies of trackingtechnologie vragen wij vooraf toestemming waar dit wettelijk vereist is.

ee

Hdruk kan contactgegevens gebruiken om informatie te sturen over eigen producten, diensten, aanbiedingen of ontwikkelingen:

• op basis van uw toestemming wanneer toestemming vereist is;
• of, waar wettelijk toegestaan, op basis van ons gerechtvaardigd belang binnen een bestaande zakelijke klantenrelatie.

U kunt zich altijd eenvoudig en kosteloos uitschrijven via de uitschrijflink in de communicatie of door een e-mail te sturen naar info@hdruk.be.

Wanneer Hdruk direct marketing baseert op een gerechtvaardigd belang, blijft een voorafgaande belangenafweging noodzakelijk en moet bezwaar altijd eenvoudig en kosteloos mogelijk zijn. 

5. Is het verstrekken van persoonsgegevens verplicht?

Bepaalde persoonsgegevens zijn noodzakelijk om:

• uw aanvraag te behandelen;
• een offerte op te stellen;
• een overeenkomst af te sluiten;
• een bestelling te produceren en te leveren;
• een factuur op te stellen;
• wettelijke verplichtingen na te leven.

Wanneer u deze noodzakelijke gegevens niet verstrekt, kan Hdruk mogelijk geen offerte opstellen, bestelling aanvaarden of opdracht uitvoeren.

Gegevens die uitsluitend voor marketingdoeleinden worden gevraagd, zijn niet verplicht.

6. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Hdruk verkoopt uw persoonsgegevens niet.

Persoonsgegevens kunnen, voor zover noodzakelijk, worden gedeeld met:

• medewerkers van Hdruk die de gegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden;
• hosting-, cloud- en IT-dienstverleners;
• beheerders en ontwikkelaars van de website en webshop;
• e-mail- en communicatiedienstverleners;
• betaalproviders en financiële instellingen;
• boekhouders en administratieve dienstverleners;
• transporteurs, koeriers en logistieke partners;
• onderaannemers voor productie of afwerking van drukwerk;
• juridische, verzekerings- en professionele adviseurs;
• overheidsdiensten, rechtbanken of toezichthouders wanneer dit wettelijk verplicht is.

Deze partijen krijgen alleen toegang tot de gegevens die zij nodig hebben voor hun opdracht.

Wanneer een externe partij persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van Hdruk verwerkt, worden waar nodig afspraken gemaakt overeenkomstig de GDPR, waaronder een verwerkersovereenkomst.

7. Drukbestanden met persoonsgegevens

Een door een klant aangeleverd drukbestand kan persoonsgegevens bevatten, zoals:

• namen en adressen;
• foto’s van personen;
• persoonsgegevens in magazines, brochures of catalogi;
• deelnemers- of ledenlijsten;
• verzend- of mailingbestanden.

Wanneer Hdruk dergelijke persoonsgegevens uitsluitend verwerkt om de drukwerkopdracht van een klant uit te voeren, treedt de klant doorgaans op als verwerkingsverantwoordelijke en Hdruk als verwerker.

De klant is verantwoordelijk voor:

• de rechtmatigheid van de verzameling en het gebruik van die gegevens;
• het informeren van de betrokken personen;
• het beschikken over een geldige rechtsgrond;
• het beperken van de aangeleverde gegevens tot wat noodzakelijk is.

Hdruk gebruikt deze gegevens uitsluitend voor de uitvoering van de overeengekomen drukwerkopdracht en volgens de instructies van de klant.

Voor opdrachten met mailinglijsten, adressenbestanden of andere uitgebreide persoonsgegevens kan een afzonderlijke verwerkersovereenkomst noodzakelijk zijn.

8. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Hdruk kan gebruikmaken van software-, cloud-, communicatie- of analysedienstverleners die deel uitmaken van een internationale groep.

Wanneer persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, zorgt Hdruk ervoor dat daarvoor een geldige doorgiftegrond bestaat, bijvoorbeeld:

• een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie;
• door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen;
• andere wettelijk toegestane passende waarborgen.

U kunt via info@hdruk.be meer informatie vragen over de waarborgen die voor een bepaalde doorgifte worden gebruikt.

9. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Hdruk bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verzameld.

Als uitgangspunt hanteren wij de volgende termijnen:

GegevensVoorgestelde bewaartermijn

Niet-aanvaarde offerte of losse aanvraag

maximaal 24 maanden na het laatste contact

Klantenaccount

gedurende de klantenrelatie en maximaal 24 maanden daarna

Bestel- en productiegegevens

gedurende de klantenrelatie en zolang nodig voor opvolging of herbestellingen

Geüploade druk- en productie­bestanden

maximaal 24 maanden na voltooiing, tenzij anders overeengekomen

Facturen en boekhoudkundige documenten

gedurende de toepasselijke wettelijke bewaartermijn

Klachten en geschillendossiers

zolang nodig voor behandeling en mogelijke rechtsvorderingen

Marketinggegevens

tot uitschrijving, intrekking van toestemming of geldig bezwaar

Technische log- en beveiligingsgegevens

in beginsel maximaal 12 maanden

Cookiegegevens

volgens de termijn die in het cookiebeleid per cookie wordt vermeld

Gegevens kunnen langer worden bewaard wanneer:

• een wettelijke verplichting dit vereist;
• er een lopend geschil of onderzoek bestaat;
• de gegevens nodig zijn om een rechtsvordering in te stellen, uit te oefenen of te verdedigen;
• de klant uitdrukkelijk een langere bewaring voor herbestellingen heeft afgesproken.

Belangrijk: deze termijnen moeten overeenkomen met wat Hdruk technisch en administratief werkelijk toepast.

10. Cookies en vergelijkbare technologieën

De website kan gebruikmaken van cookies en vergelijkbare technologieën.

Strikt noodzakelijke cookies kunnen zonder voorafgaande toestemming worden gebruikt wanneer zij nodig zijn voor bijvoorbeeld:

• beveiliging;
• inloggen;
• het bewaren van een winkelmandje;
• het uitvoeren van een bestelling;
• het onthouden van cookievoorkeuren.

Voor analytische, advertentie-, personalisatie- en andere niet-strikt noodzakelijke cookies wordt vooraf toestemming gevraagd.

Meer informatie over de gebruikte cookies, hun aanbieders, doeleinden en bewaartermijnen moet worden opgenomen in een afzonderlijk cookiebeleid.

Alleen strikt noodzakelijke cookies zijn vrijgesteld van voorafgaande toestemming. Andere cookies mogen pas worden geplaatst na een vrije, specifieke, geïnformeerde en actieve toestemming. Verder surfen geldt niet als toestemming. 

11. Beveiliging

Hdruk neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen:

• verlies;
• misbruik;
• ongeoorloofde toegang;
• ongewenste openbaarmaking;
• wijziging of vernietiging.

De toegang tot persoonsgegevens wordt beperkt tot medewerkers en dienstverleners die deze gegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden.

Geen enkel beveiligingssysteem kan echter een absolute bescherming garanderen.

12. Geautomatiseerde besluitvorming

Hdruk neemt geen beslissingen die uitsluitend gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking en die voor een persoon juridische gevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen hebben.

Automatische prijsberekeningen of technische controles van drukwerk worden niet gebruikt om personen te profileren of persoonlijk te beoordelen.

13. Uw privacyrechten

Binnen de voorwaarden van de GDPR beschikt u over:

• het recht op informatie;
• het recht op inzage;
• het recht op verbetering van onjuiste gegevens;
• het recht op verwijdering van gegevens;
• het recht op beperking van de verwerking;
• het recht op overdraagbaarheid van gegevens;
• het recht om bezwaar te maken;
• het recht om toestemming op ieder moment in te trekken;
• het recht om niet te worden onderworpen aan bepaalde uitsluitend geautomatiseerde beslissingen.

Het intrekken van toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van verwerkingen die vóór de intrekking plaatsvonden.

Een verzoek kan worden ingediend via info@hdruk.be.

Hdruk kan aanvullende informatie vragen om de identiteit van de aanvrager te controleren. Wij beantwoorden verzoeken binnen de wettelijk voorgeschreven termijn.

Sommige rechten zijn niet absoluut. Hdruk kan bijvoorbeeld bepaalde factuurgegevens niet verwijderen zolang een wettelijke bewaarplicht geldt.

14. Klacht indienen

Wij vragen u om bij een vraag of klacht eerst contact op te nemen via info@hdruk.be, zodat wij het probleem kunnen onderzoeken.

U hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij:

Gegevensbeschermingsautoriteit

 Drukpersstraat 35

 1000 Brussel

 E-mail: contact@apd-gba.be

 Telefoon: +32 (0)2 274 48 00

De Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit bevestigt dat personen er een klacht kunnen indienen wanneer zij vermoeden dat persoonsgegevens in strijd met de privacyregels worden verwerkt. 

15. Wijzigingen

Hdruk kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer:

• de website of dienstverlening wijzigt;
• nieuwe verwerkingen worden ingevoerd;
• andere dienstverleners worden gebruikt;
• de wetgeving of richtlijnen wijzigen.

De meest recente versie wordt steeds op de website gepubliceerd. Bovenaan de privacyverklaring staat de datum van de laatste aanpassing.